Stosownie do przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ZUS może na wniosek dłużnika, uzasadniony względami gospodarczymi lub innymi przyczynami zasługującymi na uwzględnienie, rozłożyć spłatę należności na raty, uwzględniając z jednej strony możliwości płatnicze dłużnika, z drugiej natomiast stan finansów ubezpieczeń społecznych. Zadłużenie podlegające rozłożeniu na raty dotyczy wyłącznie należności z tytułu składek finansowanych przez samego płatnika i nie rozciąga się na należności z tytułu zaległych składek w części finansowanej przez zatrudnianych przez niego pracowników (ubezpieczonych).
Występując z wnioskiem o rozłożenie zadłużenia na raty płatnik musi pamiętać, iż przed zawarciem z ZUS umowy zwanej układem ratalnym, będzie zobowiązany do spełnienia kilku istotnych, i niekiedy dość uciążliwych warunków. Warunki te w głównej mierze dotyczą:
przedsiębiorca będzie zobowiązany do całkowitego uregulowania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez zatrudnianych przez siebie pracowników (ubezpieczonych) oraz należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Warunek ten nie musi być spełniony w przypadku dłużników posiadających zadłużenie wyłącznie z tytułu własnego ubezpieczenia (osoby opłacające składki za samych siebie);w sytuacji, gdy wobec dłużnika prowadzone jest postępowanie egzekucyjne przez inny organ egzekucyjny niż dyrektor oddziału ZUS, zadłużony przedsiębiorca będzie zobowiązany do opłacenia powstałych w jego efekcie kosztów egzekucyjnych oraz kosztów upomnienia;jeżeli w stosunku do zobowiązanego prowadzone jest skuteczne postępowanie egzekucyjne, zawarcie umowy w przedmiocie ratalnej spłaty zadłużenia będzie mogło dojść do skutku jedynie w sytuacji, gdy zawieszenie postępowania egzekucyjnego i rozłożenie należności na raty da większą gwarancję szybszego i skuteczniejszego zaspokojenia wierzyciela; jeżeli przedsiębiorca w dalszym ciągu prowadzi działalność gospodarczą, warunkiem koniecznym do zawarcia i utrzymania w mocy układu ratalnego, będzie terminowe i w pełnej wysokości opłacanie składek bieżących. W przypadku, gdy dłużnik nie ureguluje dwóch kolejnych rat określonych w umowie ratalnej lub opłaci je w zaniżonej wysokości, ZUS będzie miał prawo do jednostronnego rozwiązania takiej umowy. Identyczna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku, gdy przedsiębiorca nie wywiąże się z obowiązku terminowego regulowania składek bieżących.
Ubiegając się o rozłożenie zadłużenia na raty, dłużnik powinien dokładnie przeanalizować swoje możliwości finansowe, aby wnioskowana przez niego ilość rat, a także ich wysokość (raty rosnące, malejące czy stałe) była dla niego optymalna.
Podkreślenia wymaga fakt, iż samo złożenie przez przedsiębiorcę wniosku o układ ratalny nie skutkuje automatycznym rozłożeniem powstałego zadłużenia na raty, jako że udzielenie tego typu ulgi jest ostatecznie pozostawione do uznania ZUS.
Rankingi :
Od przedsiębiorcy ubiegającego się o rozłożenie na raty zadłużenia z tytułu nieopłaconych w terminie składek, ZUS zażąda dokumentów dotyczących prowadzonej przez niego firmy, w tym m.in.: dokumentów potwierdzających podstawę prawną i zakres prowadzonej działalności (np. zezwolenie na działalność, zaświadczenie o nadaniu numeru REGON, wpis do ewidencji działalności gospodarczej), dokumentów dotyczących kondycji finansowej przedsiębiorstwa (np. bilans za ostatnie 3 lata obrotowe, opinia i raport biegłego z badania ostatniego bilansu, oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie przewidywanych środków możliwych do uzyskania w wyniku kontaktów, umów itp.), a także deklaracji dłużnika, co do sposobu zabezpieczenia układu ratalnego. Do składanego wniosku o układ ratalny zobowiązany będzie musiał również dołączyć informację o otrzymanej dotychczas pomocy publicznej oraz zaświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej przez dłużnika w ciągu ostatnich 3 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o rozłożenie zaległości na raty.
Z uwagi na fakt, iż zakres niezbędnych dokumentów jest ustalany w każdym przypadku indywidualnie, przedsiębiorcy mogą wystąpić do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej dla miejsca ich siedziby lub zamieszkania, o jego określenie i uzyskać wykaz tych dokumentów zarówno w formie pisemnej jak elektronicznej (na wskazany przez siebie adres mailowy).
Podpisanie umowy o ratalnej spłacie zobowiązań z tytułu zaległych składek pociąga za sobą szereg korzystnych dla przedsiębiorcy skutków. Najistotniejszym następstwem podpisania umowy jest fakt, iż od składek, które rozłożono na raty ZUS nie na liczy odsetek za zwłokę, i to w dodatku od dnia następującego po dniu złożenia przez przed się biorcę wniosku w niniejszej sprawie. W miejsce odsetek, ZUS naliczy opłatę prolongacyjną na zasadach i w wysokości przewidzianej w ustawie Ordynacja podatkowa. Stawka opłaty prolongacyjnej wynosi 50 proc. stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy i naliczana jest odrębnie do każdej raty przypadającej do zapłaty. Określona opłata prolongacyjna jest stała, co oznacza, że nie może być przeliczana czy zmieniana w trakcie realizacji umowy, w tym również w sytuacji przedterminowej spłaty całości zadłużenia. Pozytywnym następstwem podpisania układu ratalnego jest również zawieszenie prowadzonego w stosunku do przedsiębiorcy postępowania egzekucyjnego, co z kolei daje dłużnikowi możliwość pełniejszej kontroli nad spłatą zadłużenia. Istotną konsekwencją rozłożenia zadłużenia na raty, jest również możliwość otrzymania przez przedsiębiorcę z ZUS zaświadczenia o niezaleganiu. Dokument ten jest natomiast niezbędny m.in. w sytuacji, gdy przedsiębiorca startuje w przetargach lub ubiega się o kredyt.